Sistemas de gestión documental

La Archivística es, por lo menos a juicio de los propios archiveros, la gran desconocida, la Cenicienta de las Ciencias, simplemente porque se sigue teniendo la idea de que archivos es igual a monton de papeles que están allí porque estorban en otro sitio.

Craso error y por tanto horror de los profesionales. Un trastero NO ES UN ARCHIVO, Un archivo es un cuerpo vivo e inteligente que ilustra sobre la institución funcionando en ualquier época de la misma.

Un archivo es garante de derechos y privilegios pero también testigo fundamental cuando los derechos de la Administración o de los administrados, de los propietarios o de los usuarios, entre en conflicto de intereses con alguien o con algo.

Archivero no es cualquiera y ese es otro gravísimo error que se comete día a día, poniendo a cualquiera al frente de algo de tanta importancia. Archivero no es el abogado, ni el psicólogo, ni el ingeniero, ni el médico, aunque todos estos profesionales tienen documentación y por tanto deben tener archivo.

El archivero es un profesional con muchas disciplinas en su haber y con muchas horas de servicio que sabe bien lo que debehacer con el archivo y con la gestión de la documentación de una entidad.

Es un profesional en la materia, como el abogado lo es en su materia y el médico en la suya, el psicólogo en la suya y el ingeniero en la suya. Si estos otros profesionales se ponen una bata de archivero, como el hábito no hace al monge, no conseguirán más que eso, ponerse una bata, porque las disciplinas documentales son para sus profesionales.

El uso de los sistemas de gestion documental conlleva una racionalización en la gestión documental diaria y un respeto a los plazos legales y a la legislación de archivo y patrimonio que deben garantizarse. La documentación no tiene por qué estar amontonada ocupando un sitio que puede ser necesario para otra cosa, un expediente resuelto tiene otro lugar para habitar.

Del archivo de oficina o gestión al archivo central de la instirución, intermedio y de aquí al histórico. Demasiado frecuentemente se ha asociado al archivero con el archivo histórico, pero la tarea del archivero es aplicar la archivística en todos los archivos, sea cual sea la edad de los documentos.

La gestión documental y archivística es tarea del archivero, que con su ciencia conseguirá una rentabilidad en el manejo de todos los documentos de una empresa, archivo personal o de la Administración, ya sea civil o eclesiástica.

 La cantidad de documentos a manejar en una organización puede llegar a ser bastante considerable, por ello una buena gestion documental tiene vital importancia pues con ella se conseguirá saber qué se tiene y acceder fácilmente a cualquier documento que se pueda llegar a necesitar; se puede reconstruir la historia de la institución e incluso el día a día del trabajador en su mesa funcionando a lo largo del tiempo. Las personas pasan pero los documentos permanecen.

La seguridad de los documentos es fundamental, ningún soporte nuevo va a sustituir nunca al papel, pero la rentabilización de los soportes se hace extrictamente necesaria.

Los programas de gestión documental deben contar con un módulo de gestión de tiempos y de derechos que permita el acceso a los documentos solamentea  ciertos individuos o grupos de personas.

Los sistemas de gestión rentabilizan la tarea y labores múltiples de los archiveros, pues con los mismos se puede saber claramente la ubicación de un documento en específico, su signatura y características, sin que importe su data de creación o de modificación o la grafía en la que se halle escrito.

Una buena gestión documental hecha por un archivero profesional tiene controlado el documento, todos los documentos, desde su mismo nacimiento y a lo largo de toda la vida administrativa, informativa, histórica de los mismos. Es la forma de mantener todo racionalizado y en perfectas condiciones de acuerdo con la legislación archivística y con la legalidad competente. Además constituye la forma perfecta de poder encontrar documentos de forma eficaz y rápidamente.

La racionalización en los sistemas de gestión documental recuce costos asociados con almacenamiento de papel y fotocopias rentabilizando también el uso de estas últimas. No hay que gastar más papel del necesario.

Asegura tamboién una mejor comunicación e información entre cada una de las áreas de una determinada organización; y evita los inconvenientes causados por desastres que puedan ser naturales tales como lo son los incendios e inundaciones, o también por la actividad del humano.

Rentabilidad de tiempo, tareas, espacio, costos en diversos aspectos viene a justificar más que suficientemente la plaza de un archivero en cualquier entidad, significa además de rentabilidad una optimización en las funciones de los profesionales. Un software de gestion documental permite hacer copias de seguridad pudiendo de este modo guardar la información en servidores virtuales.

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